【생성형 AI 활용·의사록 편】문자 기록 정리를 GAS×API로 반자동화하기(한 걸음 더 나아간 프롬프트 활용)
- 2시간 전
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이전 「업무별 프롬프트 모음」에서, 회의 문자 기록을 의사록으로 정리하는 프롬프트를 소개했습니다. 매번 복사·붙여넣기만 해도 충분히 편리하지만, 회의가 늘어나면 「붙여넣고, 실행하고, 복사하고, 문서로 되돌리고……」의 왕복이 점점 번거로워집니다. 이 글에서는 그 작업을 GAS(Google Apps Script)와 생성형 AI의 API로 연결해, 문자 기록을 붙이기만 하면 정리된 의사록이 나오는 "반자동" 구조를, 한 걸음 더 나아간 활용법으로 소개합니다.
※본 기사는 기술적인 예시 소개입니다. API 이용에는 요금이 발생할 수 있습니다. 기밀 정보의 취급은 사내 규칙에 따라 주세요. 기사 말미에 제휴 링크(아마존 어소시에이트)를 포함합니다.
만드는 것: 문자 기록을 붙이기만 하는 반자동 의사록
구조는 단순합니다. 스프레드시트에 문자 기록을 붙이고 메뉴에서 실행하면, GAS가 생성형 AI의 API를 호출해 정리된 의사록을 옆 셀(또는 Google 문서나 Slack)에 씁니다. 사람이 하는 일은 「붙이기」 「실행하기」 「최종 확인」뿐입니다.
・입력: 스프레드시트에 붙인 문자 기록
・처리: GAS가 정해진 프롬프트를 API에 전송
・출력: 정리된 의사록(결정 사항·ToDo 분리)
STEP 01 준비할 것
필요한 것은 다음 4가지입니다. 프로그래밍에 익숙하지 않아도 복사·붙여넣기로 움직일 수 있는 범위입니다.
・Google 계정(스프레드시트=GAS를 쓸 수 있습니다)
・생성형 AI의 API 키(Claude나 ChatGPT 등의 API)
・정리하고 싶은 문자 기록 데이터(회의 녹음을 문자로 옮긴 텍스트)
・30분 정도의 초기 설정 시간
주의 API 키는 코드에 직접 쓰지 말고 스크립트 속성에 저장합니다. 뒤에서 설명하지만, 키를 코드에 심지 않는 것은 기본적인 보안 대책입니다.
STEP 02 프롬프트를 「고정된 형식」으로 만들기
반자동화의 요령은, 프롬프트를 매번 쓰지 않고 정해진 형식으로 고정하는 것입니다. 지난번 소개한 의사록 프롬프트를 그대로 템플릿으로 사용합니다.
다음은 회의 문자 기록입니다. 읽기 쉬운 의사록으로 만들어 주세요.
구성은 「일시·참가자(파악 가능한 범위)/의제/결정 사항/보류·과제/ToDo(담당·기한)」.
장황한 발언은 요약하고 중복은 생략해 주세요.
문자 기록:이 문장 뒤에 문자 기록 본문을 붙여 API에 보냅니다. 형식이 정해져 있으면 매번 같은 품질의 의사록이 돌아옵니다.
STEP 03 GAS에서 생성형 AI의 API 호출하기
스프레드시트 메뉴에서 「확장 프로그램 → Apps Script」를 열고 다음 코드를 붙여넣습니다. 여기서는 Claude의 API를 예로 들었습니다(다른 API도 생각은 같으며, 전송 URL과 파라미터만 바꾸면 됩니다).
function formatMinutes() {
const props = PropertiesService.getScriptProperties();
const API_KEY = props.getProperty('ANTHROPIC_API_KEY');
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
// A1에 붙인 문자 기록을 읽어옴
const transcript = sheet.getRange('A1').getValue();
const template =
'다음은 회의 문자 기록입니다. 읽기 쉬운 의사록으로 만들어 주세요.\n' +
'구성은 「일시·참가자/의제/결정 사항/보류·과제/ToDo(담당·기한)」.\n' +
'장황한 발언은 요약하고 중복은 생략해 주세요.\n문자 기록:\n';
const res = UrlFetchApp.fetch('https://api.anthropic.com/v1/messages', {
method: 'post',
contentType: 'application/json',
headers: {
'x-api-key': API_KEY,
'anthropic-version': '2023-06-01'
},
payload: JSON.stringify({
model: 'claude-sonnet-5', // 사용 가능한 최신 모델명으로 교체
max_tokens: 2000,
messages: [{ role: 'user', content: template + transcript }]
}),
muteHttpExceptions: true
});
const data = JSON.parse(res.getContentText());
const minutes = data.content[0].text;
// B1에 정리된 의사록을 기록
sheet.getRange('B1').setValue(minutes);
}주의 모델명(model)은 시기에 따라 바뀝니다. 사용 가능한 최신 모델명으로 교체해 주세요. API 키는 다음 단계의 방법으로 등록합니다.
STEP 04 API 키를 안전하게 등록하기
API 키는 코드에 직접 쓰지 말고 스크립트 속성에 저장합니다. Apps Script의 「프로젝트 설정 → 스크립트 속성」에서, 속성명을 ANTHROPIC_API_KEY, 값을 본인의 API 키로 하여 저장합니다. 이렇게 하면 코드를 공유해도 키는 새지 않습니다.
STEP 05 메뉴에서 실행할 수 있게 하기
마지막으로, 스프레드시트를 열었을 때 전용 메뉴가 나오게 하여 원클릭으로 실행할 수 있게 합니다. 다음 함수를 추가하면 메뉴에 「의사록 도구」가 나타납니다.
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi()
.createMenu('의사록 도구')
.addItem('문자 기록 정리하기', 'formatMinutes')
.addToUi();
}이제 A1에 문자 기록을 붙이고 메뉴에서 「문자 기록 정리하기」를 누르기만 하면, B1에 의사록이 나옵니다.
한 걸음 더: 출력 대상을 넓히기
익숙해지면 출력 대상을 바꾸면 더 편리해집니다. 예를 들어, 정리가 끝나면 메일로 자신에게 알리는 응용도 간단합니다.
// 정리가 끝나면 메일로 알리는 예
MailApp.sendEmail('info@robin-planning.com', '의사록이 완성되었습니다', minutes);・Google 문서에 써서 그대로 공유하기
・결정 사항과 ToDo를 별도 시트로 나누어 작업 관리로 연결하기
・Slack이나 Chat에 올려 참가자에게 바로 공유하기
사용할 때의 주의
・기밀 정보: 외부 API에 보내므로, 고객명이나 개인정보의 취급은 반드시 사내 규칙을 확인하세요.
・API 비용: 문자 기록이 길수록 토큰 수가 늘어 요금이 듭니다. 긴 회의는 나누는 궁리를.
・팩트 체크: AI의 요약은 편리하지만, 결정 사항이나 숫자는 최종적으로 사람이 확인하세요.
・속도 제한: 짧은 시간에 대량 실행하면 제한에 걸릴 수 있습니다. 일괄 처리는 간격을 두고.
정리: 프롬프트는 「고정하고 연결하면」 강해진다
좋은 프롬프트가 만들어지면, 다음 단계는 그것을 GAS와 API로 "고정하고 연결"하는 것입니다. 매번의 복사·붙여넣기가 없어지는 것만으로도 의사록 작성의 수고는 크게 줄어듭니다. 우선 한 회의에서 시험해 보고, 잘되면 출력 대상을 넓혀 갑시다. 지난번 「업무별 프롬프트 모음」과 함께 쓰면 일상 업무가 더 편해집니다.
로빈 플래닝에서도 지원합니다 프롬프트 정비부터 GAS·API를 사용한 정형 업무 자동화까지, 회사 상황에 맞춰 함께합니다. 편하게 문의해 주세요.
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GAS나 생성형 AI의 API를 더 잘 활용하고 싶은 분께.
도서(PR) Google Apps Script 입문 스프레드시트 자동화를 기초부터 배우고 싶은 분께.
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도서(PR) 프롬프트 교과서 애초에 지시(프롬프트)의 질을 높이고 싶은 분께.
면책: 본 기사의 코드는 동작을 보증하지 않는 일반적인 예시입니다. API의 사양·요금은 제공처의 최신 정보를 확인해 주세요. 기밀 정보의 취급과 출력의 팩트 체크는 이용자 본인의 책임으로 부탁드립니다. 제휴: Robin Planning은 아마존 어소시에이트 프로그램 참가자이며, 링크를 통한 구매로 소개료를 받을 수 있습니다.
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