古物商許可証の代表者と住所の変更。警察署に行ってきた記録
古物商許可証、住所や代表者が変わったのに何も届け出ていない……ということに、業務に追われてすっかり気づいていませんでした。免許の更新みたいに「そろそろ切れますよ」って通知が来るわけでもないので、変更を失念していました。 というわけで今回、会社の移転と代表者交代に伴う古物商許可証の書き換えに行ってきた記録です。結論から言うと、住所変更は無事完了、代表者名の変更も10月7日に完了しました。
そもそも何が起きていたか
うちは古物商許可を持っているんですが、会社の本社が移転したのと、代表者が交代したのとで、本来なら古物営業法上の変更届が必要でした。ところがこれ、免許更新みたいに「手続きしてください」って通知が来るわけじゃないんですよ。
日々の業務や代表者交代に伴う税務や社会保険の手続きに追われてるうちに、古物商の変更届のことをすっかり忘れてました。税務や社会保険は手続きしないと各種処理が進まないから否応なしに手続きしていたのですが、古物商許可証については誰かに指摘されるわけでもないので、気づいたときにはだいぶ時間が経っていました。「知らなかった」で済むかどうかは別として、更新が遅れることのリスクを感じました。気づいた人は早めに動くのをおすすめします。
ステップ1：まずは警察署に電話で相談
何から手をつけていいか分からなかったので、とりあえず警察署に電話しました。「事前届も事後届も出せておらず、届出が遅れてしまっている」と正直に事情を話したところ、必要な書類や持ち物をものすごい早口で説明されました。メモを取るのに必死でした。
事前届出に必要なもの（変更前の警察署で手続き）
・変更届出書：県警のHPからダウンロード可能
・本人確認書類：免許証やマイナンバーカードなど
事後届出に必要なもの（変更後の警察署で手続き）
・変更届出・書換申請書：県警のHPからダウンロード可能。事前届出のものとは別の書式
・誓約書：県警のHPからダウンロード可能。古物営業法第4条第1号から第8号までのいずれにも該当しないことを誓約するもの
・履歴事項全部証明書：法務局から取得。オンラインで取り寄せ可能
・住民票：役所で取得。本籍が記載されたもの
・身分証明書：役所で取得。
・略歴書：書式は自由。新代表の過去5年間の職歴・略歴を記載したもの。形式は決まっていないので自分で作りました。
・遅延理由書：書式は自由。届出が遅れた理由を記載する。形式は決まっていないので自分で作りました。
・本人確認書類：免許証やマイナンバーカードなど
・手数料：1,500円（キャッシュレス決済のみ）
法務局、役所、県警のHP……いろいろなところで、いろいろな書類を取得したり作成したりしなければならず、電話を切った時点で「これは一日仕事だな」と覚悟しました。
ステップ2：移転前の警察署に「事前届」
古物商の住所変更は、実はちょっとややこしい構造になってます。移転前の住所を管轄する警察署に「事前届」を出してから、移転後の住所を管轄する警察署で「事後」の手続きをする、という2段階なんです。
うちの場合、移転前を管轄する警察署への事前届は、前の代表者が行きました。ここでちょっとした発見が。事前届は「変更前の責任者」が行けばすんなりできるのですが、もし「変更後の責任者」が行っていたら委任状が必要と言われました。代表者が交代するタイミングでの届出は、順番と担当者を間違えると余計な書類が増えるので要注意です。
結果的に、この移転前の警察署での手続きは特にトラブルもなくすんなり終わりました。
ステップ3：区役所で書類を発行してもらう
次に、移転後の住所を管轄する区役所で、事後届に必要な書類を発行してもらいました。ここは特に変わったこともなく、淡々と進みました。
ステップ4：移転後の警察署へ ― ここからが本番
書類が揃ったところで、移転後の住所を管轄する警察署へ。ここからがなかなか濃かったです。
「関係者以外立入禁止」の階段
担当の課は3階にあるんですが、階段の登り口に「関係者以外立入禁止」って貼り紙がしてあって、一瞬「え、入っていいの？」と固まりました。近くにいた警察の人に確認したら普通に案内してくれたので、そのまま階段を登りました。慣れてないと、ここで引き返しそうになる人もいそうです。
書類の修正、3往復
担当の課のドアをノックすると、中から女性の方が出てきて、記載した書類の過不足を指摘してくれました。ドアの前の狭いスペースで記入 → ノック → 書類を渡す → 指摘されて書き直す → またノック、という流れを3回くらい繰り返しました。書き方に地味に癖があるみたいです。
突然、畳の部屋にひとりぼっち
書類のやり取りをしていたら、急に「書類や荷物はそのままでいいので、隣の部屋に入ってください」と言われました。言われるがまま隣のドアへ。中は畳が敷かれた部屋で、入った途端に扉を閉められてひとりぼっちに。
扉の外からはガヤガヤと声が聞こえるんですが、内容はまったく聞き取れません。しばらくして「出てきてください」と言われ、また元の担当課のドアの前に戻されました。
なんだったんだろう、あれ。理由は特に説明されなかったので、正直よく分かってません。
その場で手書き修正、名前の変更だけ後日に
そのあと無事に書類は受理されて、古物商許可証の住所欄をその場で手書きで修正してもらえました。ここは即日対応で、拍子抜けするくらいあっさりでした。
ただ、代表者名の変更については「新代表の身元確認等ができたら更新できるので、2〜3週間待ってください」とのこと。よくあることらしいんですが、結果が出るまでの数週間は地味にドキドキしますね。問題なければ電話が来て、また担当課で書き換えてもらって完了、という流れになるそうです。
今のところの結論
・住所変更：完了（その場で手書き修正）
・代表者名の変更：完了（10月7日に新しい代表者名で再発行）
代表者名の変更も完了しました。詳しくは、下の【追記】をご覧ください。
【追記・10月7日】代表者名の書き換えも完了しました
代表者名の変更は無事に完了し、古物商許可証が新しい代表者名で再発行されました。「2〜3週間待ってください」と言われていましたが、実際にはそれより早く終わりました。
・9月27日：移転後の警察署で書類を提出（住所欄はその場で手書き修正）
・9月29日：警察署から電話が来る（審査が終わったとの連絡）
・10月7日：窓口で、再発行された許可証を受け取る
かかった日数：書類を提出した9月27日から、許可証を受け取った10月7日まで、10日間でした。電話が来たのは提出の2日後（9月29日）で、そこから窓口での受け取りまでが8日間です。
流れは事前に聞いていた通りで、「審査が終わる → 電話が来る → 窓口で許可証を受け取る」というシンプルなものでした。
これで、住所変更・代表者名変更ともに完了です。届け出が遅れてしまいましたが、自分から相談して書類を揃えて行けば、きちんと受理してもらえました。
振り返って
1. 古物商の変更届は、免許更新のように向こうから知らせてくれない。気づいた本人が動くしかない
2. 住所変更は「移転前」と「移転後」で管轄警察署が違う。事前届は変更前の責任者が行くのがスムーズ
3. 必要書類は事前に警察署に電話で確認しておくと、窓口での書き直し回数を減らせる（うちは減らせてなかったですが）
4. 代表者名の変更は身元確認に数週間かかる。余裕を持ったスケジュールで動くべき
代表者交代や会社移転のタイミングでは、税務・社会保険・銀行まわりの手続きに気を取られて、こういう許認可系の変更届は後回しになりがちです。同じように古物商許可を持っている方は、住所や代表者が変わったタイミングで、一度手続き漏れがないか確認してみることをおすすめします。
変更届が遅れると、どんなリスクがあるのか
参考までに、変更届出が遅れた場合の法的なリスクも簡単にまとめておきます。
・古物営業法第7条で変更届出の義務が定められており、違反すると同法第35条により10万円以下の罰金、または許可取消しの対象になり得る
・期限は内容によって異なり、営業所の名称・所在地の変更は変更日の3日前まで（事前届出）、代表者交代や役員変更は変更後20日以内（事後届出）
・実務上は、自ら気づいて申告し、遅延理由書を添えて届け出れば、始末書・理由書の提出程度で収まるケースが多いとされる
・一方、虚偽申告や無届状態が「悪質」と判断された場合は、罰則や許可取消しの対象になり得る
ポイントは「自ら申告したという事実」が重視されること。今回のように気づいた時点で自分から警察署に連絡し、遅延理由書を添えて届け出るのが、リスクを抑える一番の近道のようです。
以上は行政書士事務所等の解説を参照した一般的な情報であり、個別の状況によって扱いは異なります。正確な判断が必要な場合は、管轄の警察署または行政書士に確認することをおすすめします。
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